Les services Google (Apps, Drive et Docs) – Extrait du livre » Les nouveaux outils bureautiques gratuits «
Dans ce chapitre, nous allons vous présenter les principaux services proposés par Google. Bien entendu, seuls les outils les plus performants vous seront exposés. La présentation s’effectuera en deux parties :
Google Apps : pour les entreprises, les indépendants, les associations, les universités, écoles et institutions.
Google Docs et Google Drive : pour les particuliers.
La solution Google Apps ne proposant qu’une version d’essai de 30 jours et étant devenue payante depuis le 6 décembre 2012, nous avons décidé de ne pas réaliser de focus sur cette partie du livre. Néanmoins, l’analyse en détail en deuxième partie et le cas pratique de fin de chapitre vous permettront de vous familiariser avec l’univers Google.
90 % des outils présentés dans la seconde partie du chapitre sont présents dans Apps. En effet, Google Docs allié à Google Drive équivalent en partie à Google Apps pour un utilisateur. Seuls la capacité de stockage, le nom de domaine et l’utilisation professionnelle les distinguent. Privilégions toujours les versions gratuites ! N’est-ce pas l’objectif de ce livre ?
Première partie : Google Apps
Google Apps propose une utilisation gratuite pour les universités et les écoles. C’est la raison pour laquelle nous prenons le temps de brièvement vous présenter ce concept. Par ailleurs, cette solution peu coûteuse pour les entreprises pourrait en séduire plus d’un.
Google Apps a été lancé pour la première fois en août 2006 par son propriétaire Google. C’est une solution de Cloud Computing qui propose des services, des outils fonctionnels répondant aux besoins des entreprises, des institutions et des particuliers. Le service Google Apps est composé d’un serveur de messagerie, d’une suite bureautique, d’une gestion électronique des documents* (GED), d’outils de communication et de travail collaboratifs.
Google Apps utilise le mode Software as a Service* (SaaS) qui est une manière d’exploiter des logiciels qui sont installés sur des serveurs distants et non pas sur un ordinateur. Ainsi, le client utilise les logiciels gratuitement sans avoir à payer une licence. A contrario, si le service n’est pas gratuit, il paye un abonnement pour l’utiliser. Les logiciels en tant que service (SaaS) sont très employés pour la visioconférence, la gestion clientèle (CRM) ou encore la messagerie et les logiciels collaboratifs.
Les concurrents directs de Google Apps sont Microsoft Exchange, Lotus Notes ou encore Zimbra. Tous les services offrant d’externaliser et d’héberger des données sur un data center* sécurisé sont donc indirectement des concurrents de Google Apps. Par ailleurs, Google Apps est un outil de messagerie collaborative très flexible et performant.
Il répondra donc à l’ensemble des besoins récurrents de la bureautique.
En utilisant Google Apps vous n’aurez pas à gérer un serveur car c’est Google qui s’en chargera. En outre, vous pourrez accéder à vos données partout dans le monde et de n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette connecté à Internet grâce à un navigateur Web.
Pourquoi présenter cet outil alors qu’il ressemble à SkyDrive ou Dropbox ? Tout simplement parce que Google Apps va bien au-delà d’une solution de stockage à distance ! En effet, sa plateforme vous permet de collaborer sur un même fichier en temps réel, elle permet de modifier des documents, de les classer, de consulter vos e-mails et de gérer votre agenda. Des plateformes comme Doodle ne permettent-elles pas de réaliser cela ? Ici réside tout l’intérêt de centraliser en un seul outil toutes ces opérations. De plus, Google Apps vous permet de créer un site internet, de gérer vos photos ou encore de réaliser un formulaire de satisfaction en quelques clics ! Vous pouvez tchater, avoir une visioconférence et modifier avec vos collègues le même document en même temps !
Google Apps est donc un outil indispensable pour les managers d’aujourd’hui ou encore pour les étudiants. Il devient très intéressant pour les indépendants et les petites entreprises car il ne demande aucun ou très peu d’investissement. Néanmoins, comme tous les outils, il a aussi ses limites.
En effet, il nécessite la création d’un compte Gmail, nous devenons donc dépendants de Google. Tout comme l’externalisation, la « centralisation des données »* comporte des risques qu’il vous faudra en amont analyser. Voici la raison pour laquelle nous vous conseillons d’utiliser tous ces outils en fonction de vos besoins mais aussi de votre stratégie de sécurisation de données.
Les entreprises et les indépendants choisissant la formule Google Apps for Business bénéficient d’un nom de domaine propre géré sous la plateforme de Google. Il est donc obligatoire de posséder un nom de domaine privé afin d’utiliser Google Apps for Business.
Si vous ne possédez pas de nom de domaine personnel, Google vous oriente vers deux hébergeurs partenaires certifiés et fiables (GoDaddy, eNom). L’acquisition d’un nom de domaine et l’utilisation de Google Apps vous coûteront une cinquantaine d’euros par an (8,50 € pour l’abonnement et l’acquisition d’un nom de domaine et 40 € par an et par utilisateur pour Google Apps).
Les universités et écoles pourront bénéficier de l’offre Google Apps for Education gratuitement dans toute son intégralité. Elle est identique à la version professionnelle. Cette option peut s’avérer très intéressante en interne pour ce type d’établissement.
Les différentes offres Google Apps
Google Apps for Business
30 GO d’espace de stockage Gmail et Google Drive avec la possibilité d’augmenter la capacité de stockage (+ 20 GO pour 3 €/mois, 50 GO pour 6 € /mois). L’utilisation d’une adresse e-mail personnalisée (@votrenomdedomaine.com). Un nombre illimité d’utilisateurs. La pleine utilisation de tous les outils Google Apps (voir panorama ci-dessous). Bénéficiez d’un contrôle au niveau de l’entreprise (gestion des comptes utilisateurs possibles, la sécurité des données…) et d’une assistance clientèle proposée 24h/24, 7j/7 avec une garantie de disponibilité de 99,9 % représentée par un contrat de service.
Google Apps for Business avec Vault
Comprend des fonctionnalités de sécurité et d’e-Discovery* avancées. Cette offre est composée de tous les services proposés dans la version Business. De plus, il y a un archivage des données d’entreprises critiques, une récupération des données pour les enquêtes et une recherche des données à l’échelle de l’entreprise. Son prix est de 8 € par mois et par utilisateur.
Google Apps for Education
Offre gratuite pour les universités et les écoles. Elle est à peu près semblable à l’offre Business.
Google Apps Standard Edition
Offre gratuite pour les utilisateurs ayant souscrit au service Google Apps avant le 6 décembre 2012. Cette version de Google Apps est la même que la version Business, elle nécessitait juste un nom de domaine. Actuellement, les utilisateurs peuvent toujours jouir de cette version gratuitement.
Panorama des applications et services proposés sous Google Apps
Toutes les applications et services cités sont disponibles dans l’ensemble des offres Google Apps. Une présentation détaillée sera effectuée en deuxième partie de chapitre pour certains de ces services.
Gmail
Service de messagerie gratuit très puissant. Plus de 400 millions d’utilisateurs ont choisi ce service. Capacité de 15 GO. L’interface est disponible dans plus de 40 langues. Possibilité d’utiliser des filtres et libellés : Gmail propose un filtre anti spam très performant. Il est complémentaire avec d’autres applications Google comme : Agenda, Hangouts, Talk…
Google Documents
Propose des outils bureautiques en ligne pour partager, créer et modifier vos documents hébergés sous Google Drive (une fois activé) et disponibles n’importe où. Il dispose d’outils de traitement de texte, de présentation, un tableur, un outil d’élaboration de dessins et un générateur de formulaires.
Google Drive
Service de stockage et de partage de données utilisant le Cloud Computing. Les données sont accessibles de n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Un simple navigateur Web suffit pour accéder ou mettre à jour ses données. Un client Google Drive peut être installé sur un ou plusieurs ordinateurs. Ce service est compatible avec l’ensemble des applications et services Google. Possibilité de créer et gérer des documents texte, des feuilles de calcul et réaliser des présentations. Il remplace Google Docs une fois actif.
Google Agenda
Permet de gérer son agenda grâce à un calendrier performant. Vous avez la possibilité d’organiser et de partager des événements avec vos contacts. Cet agenda est accessible de n’importe quel endroit possédant une connexion Internet. Il fonctionne depuis un smartphone ou une tablette, c’est aussi un outil de ToDoList*. Il est complémentaire avec Google Docs, Gmail… La personnalisation est réalisable en fonction des listes de diffusion ou des contacts. Il y a aussi la possibilité d’importer des événements à partir de Microsoft Outlook ou au format iCalendar.
Google Sites
Créez un site Internet ou un espace partagé grâce à ce service très ludique et performant. Google Sites peut servir de plateforme de gestion de projet car il permet d’utiliser Google Agenda, d’importer des documents… Il est aussi très pratique pour réaliser un site vitrine de ses activités, il autorise même l’intégration de vidéos Youtube.
Google Talk
C’est un outil de communication qui est composé d’une messagerie instantanée. Il est aussi possible de passer des appels audio et vidéo sur Gmail.
Google Groupes
Offre la possibilité de créer des forums de discussions et favorise le partage de contenus. Il est complémentaire avec tous les services Google. Ces communications sont consultables depuis le forum et dans les boîtes e-mails des utilisateurs.
Google+
Le réseau social de Google.
Google Hangouts
Permet de réaliser des conférences vidéo en ligne à partir de votre ordinateur portable, de votre mobile ou tablette. Vous pouvez réaliser une visioconférence avec 15 personnes en simultané. Avec sa compatibilité Google Drive et Docs, vous pouvez modifier le même support en temps réel.
Google Apps Vault
Permet d’archiver les e-mails et conversations Gmail. Il stocke les e-mails en fonction des besoins de l’entreprise et des utilisateurs. Il offre aussi la possibilité d’exporter des données.
Google Blogger
Pour créer et gérer la maintenance d’un blog.
Google Picasa Album
Outil permettant de gérer, stocker, classer, visualiser et partager des images.
Seconde partie : de Google Docs à Google Drive
En 2006, Google lance le site Google Docs & Spredsheets qui devient quelques mois plus tard Google Docs. Durant plusieurs années, Google Docs n’a cessé de s’améliorer en proposant une suite d’outils bureautiques de plus en plus aboutie.
En 2012, Google commercialise Google Drive qui utilise le cloud. Drive permet de synchroniser tous ses fichiers à partir de ses différents supports (ordinateurs, tablettes et smartphone).
Dès cet instant, l’activation par un utilisateur de Google Drive remplace Google Docs. Néanmoins, Docs appartient toujours à Google Drive étant donné qu’il vient le compléter. Tout au long de cette partie, nous vous démontrerons les avantages à utiliser Google Drive gratuitement.
Nous vous suggérons de vous reporter au premier chapitre afin de connaître les caractéristiques techniques de Google Drive.
Docs vous permettra de modifier, de créer vos tableaux, présentations et fichiers texte. Par ailleurs, il vous sera possible de travailler à plusieurs sur un même fichier ou encore de créer un formulaire de satisfaction comme avec Apps.
Google Drive vous permet de stocker vos fichiers dans le cloud et les rend accessibles depuis vos différents supports.
Google Drive est-il compatible avec d’autres supports ?
Il est important de rappeler la Google dépendance que nous subissons de nos jours. En effet, certains économistes comparent Google à une puissance économique au même titre que notre cher pays.
Néanmoins, tout au long du chapitre, nous avons démontré que Google peut être utilisé sur n’importe quel support ou encore qu’il est compatible avec les classiques de la bureautique comme MS Office ou Open Office. Google Drive, comme tous les supports utilisant le cloud, est très flexible.
Si vous avez déjà un compte de messagerie Gmail alors vous ne pouvez être que satisfait des outils Google. Si ce n’est pas le cas, à vous de vous adapter ou de devenir un Google dépendant !
