Travailler le concept d’un événement – Extrait du livre « Organiser et réussir vos événements »

Nous abordons le moment le plus sympathique du processus puisqu’il s’agit de créer en toute liberté. Les contraintes viendront après. Alors profitons-en !

Quels sont les acteurs concernés ?

  • Chargés du projet événementiel.
  • Service communication.
  • Service événement s’il existe.
  • Tout collaborateur reconnu pour sa capacité à avoir des idées.
  • Si sphère privée : l’entourage et les comiques reconnus.

Que faut-il faire ?

Déjà, ça commence bien, nous allons réunir les différents acteurs dans un lieu convivial qui permette l’échange sans être dérangé. La pièce doit être dotée d’une table centrale, de chaises confortables, d’un tableau blanc, d’un paper-board… et de quoi se restaurer ! De plus, les acteurs de la rencontre ne doivent pas forcément être des gens qui ressemblent au chef de projet. Au contraire, rassembler une variété d’idées et de styles, c’est avoir la garantie d’un travail créatif et innovant… tout en travaillant dans un esprit de concertation et de respect bien sûr.

Attention à bien dater et limiter la rencontre dans le temps : comme la discussion va partir dans tous les sens (et c’est bien le but), il importe de respecter une certaine unité de lieu et de temps.

Au préalable, il est préférable d’annoncer ce que l’on va y faire et comment on va le faire : diffusion des éléments disponibles  (besoins, contexte, références d’autres événementiels, documents corporate…) pour nourrir la réflexion et stimuler l’imagination.

Il importe que soit nommé un animateur : il sera chargé de lancer et relancer la discussion. Dans un premier temps, il doit exposer l’enjeu de la rencontre et rappeler les grandes lignes déjà établies. Il n’a pas à ce moment-là un rôle d’autorité mais une mission de régulation. Il n’oriente pas le fil des débats mais permet à chacun d’y prendre part. C’est un peu le « Laurent Ruquier » de la réunion.

Et il faut aussi désigner un secrétaire pour tout prendre en note : toutes les idées ont le droit d’être écrites… De plus, même farfelues de prime abord, elles peuvent devenir innovantes et fédératrices. Pour être sûr de ne rien perdre, il faut enfiler les perles !

Et enfin la discussion se lance. Comme il n’est pas évident de partir d’une feuille blanche, on peut s’aider d’événements similaires (vidéos, photos, articles de presse) mais le risque en ce cas est de copier/coller. Il est nécessaire d’avoir une idée de départ, qui pourra disparaître complètement par la suite. La difficulté est clairement de ne pas influencer l’ensemble de la séance de travail à partir des idées de base.

Comme dans toute réunion qui se respecte, s’écouter et respecter toutes les idées est la base de tout. Il n’y a pas de hiérarchie durant cette période : il ne faut pas se brider. Ne pas hésiter à ne pas être d’accord : les étincelles dans le débat peuvent faire surgir les idées ! Ici, il n’y a pas de principe de précaution mais au contraire un exposé de toutes les idées.

Pour structurer un peu la rencontre qui est forcément à durée limitée, on peut la diviser en trois temps :

Dans un premier temps, toutes les idées fusent. Pour démarrer, il peut être nécessaire d’avoir une idée de départ un peu provocante, qui fasse réagir et rebondir le groupe.

Quand le groupe s’essouffle, l’animateur cherche avec l’accord de tous à les hiérarchiser :

  • par réalisme ;
  • par innovation ;
  • par loufoquerie ;
  • par tout autre critère qui agrée le groupe.
Rappel : besoins identifiés de l’étape 1 :  
Liste des idées comme elles viennent :
Hiérarchisation
1 – La plus réaliste
2 – La plus innovante
3 – La plus loufoque
4 – La plus …

 

Pour approfondir chacune des idées, on désigne des avocats et des procureurs pour les défendre et les combattre, ou bien on distribue des rôles à exacerber : l’optimiste, le pessimiste, le contrôleur financier, l’artiste sur son nuage… Il s’agit là de chercher à faire émerger le ou les concepts qui vont le mieux tenir la route. Et pour corser l’exercice, toutes les 5 minutes on échange les rôles !

Il est temps d’effectuer une synthèse des échanges avec la mise en valeur du concept principal qui se dégage, assorti des idées qui permettent de le comprendre et de l’enrichir. Un bon animateur a normalement un bon esprit de synthèse.

La rédaction d’une note de synthèse à l’issue de la réunion couchera le concept sur le papier.

L’exercice est difficile car il nécessite d’écrire ce qui paraît évident, de décrire précisément une image encore très virtuelle. On peut s’aider d’un schéma ou d’un croquis qui illustre l’événement à travers la vision idéale que l’on s’en fait. Associé au concept, le groupe va exprimer des objectifs : échéance, effectif, résultats attendus. La note permet aussi de recueillir l’adhésion de tous les acteurs sur le projet.

Check-list avant de passer à l’étape suivante

  • Le groupe formé est non consensuel et chacun a bien conscience de l’objet de la rencontre.
  • Le cadre de la rencontre est convivial et calme. Il y a de l’eau, du café, de quoi se sentir bien.
  • Vous avez une première idée pour lancer la réunion.
  • Le groupe a des moyens pour réfléchir, visualiser et enrichir ses idées : tableau, paper-board, post-it…
  • L’animateur sera bien capable de gérer des débats qui peuvent partir dans tous les sens.
  • Les règles du jeu sont bien fixées.
  • Une note écrite et précise a clôturé les échanges.
  • Le concept et ses objectifs répondent (au moins en théorie) aux besoins recensés à l’étape 1.
  • Vous adhérez personnellement au concept retenu et vous êtes prêts à le défendre devant vos collaborateurs et devant votre hiérarchie.

Quels sont les points importants pour préparer un événementiel ?

Comme deux silex qui s’entrechoquent pour créer des étincelles, une séance de brainstorming avec des profils différents a bien pour objet la création, la survenue d’idées novatrices. Mais attention aux règlements de comptes ou à l’opposition systématique et non constructive d’acteurs du groupe qui ne peuvent pas s’accorder, pour des raisons externes. L’outil est complexe à gérer : les règles du jeu doivent être clairement établies, communiquées et agréés par tous au départ ; le timing doit être rythmé et respecté afin de ne pas lasser les participants.

L’animateur de la rencontre doit savoir exercer un certain leadership avec talent : orientation non directive des débats, remise en cause de ses propres idées pour parvenir à un enrichissement collectif du concept, gestion de fortes personnalités… De bonnes doses d’humour et d’humilité sont indispensables. Ce n’est pas forcément le chef du projet qui s’en charge, le but étant la genèse d’un concept et non l’affirmation de la légitimité du chef de projet .

Un concept qui fonctionne bien respecte la plupart du temps quelques règles fondamentales :

  • « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement… » (Boileau) ;
  • on peut y associer un verbe d’action : motiver, fédérer, remercier, former, informer, s’exprimer, communiquer, partager, adhérer… ;
  • il se dégage une date et un type de lieu. Le cadre nécessaire apparaît clairement ;
  • la cible est claire : services internes, clients, grand public…

Le concept du projet événementiel déterminé, il doit apparaître réaliste et réalisable. Beaucoup de points seront à confirmer par la suite : sa présentation doit donc rester prudente et laisser ouvertes des pistes d’exploration ou de repli. En même temps, le concept doit être fédérateur. Sa présentation visuelle peut répondre à ce paradoxe : faire rêver sans forcément être encore très précis.

La conjoncture implique d’évoluer dans un environnement budgétaire très contraint : en général, la communication (et les événements) en fait souvent les premiers les frais. Il faut donc redoubler d’énergie pour imaginer des concepts astucieux. Il ne faut pas hésiter à se rapprocher du secteur associatif, qui déborde souvent d’imagination et de créativité, coûte moins cher et sait faire avec deux bouts de chandelles.